Prüfung der Mieterliste beim Kauf eines vermieteten Gebäudes: genaue Unterlagen, Warnsignale und Muster-Notargewährleistungen

Welche Unterlagen Sie konkret anfordern sollten

Fordern Sie die Originale oder beglaubigte Kopien der Mietverträge und Belege — keine bloßen Zusammenfassungen. Fordern Sie Ausdrucke auf Deutsch; lassen Sie diese bei Bedarf ins Englische übersetzen.

1) Vollständige, unterschriebene Mietvertragsakten für jede Einheit: die Unterschriftsseite(n) und alle Anlagen (Indexklauseln, Sondervereinbarungen, Inventar, Untervermietungserlaubnisse). Prüfen Sie, ob langfristige, befristete Mietverträge schriftlich vorliegen (§ 550 BGB). ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__550.html?utm_source=openai))

2) Zahlungsnachweise — für jede Miete führen Sie eine chronologische Zahlungstabelle mit Bankbelegen (SEPA‑Buchungen), Lastschriftmandaten oder bezahlten Mietbelegen der letzten 12 Monate (oder ab Mietbeginn). Wenn möglich fordern Sie die entsprechenden Kontoauszugszeilen (personenbezogene Daten schwärzen).

3) Mietkautionen: verlangen Sie die Kautionsquittungen und Kontoauszüge, die das Kautionskonto bzw. die Kautionskonten belegen. Das Gesetz begrenzt und regelt die Behandlung von Kautionen; Konto und Zinsabführung müssen dokumentiert sein. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__551.html?utm_source=openai))

4) Betriebskostenakten: die letzten drei Jahresabrechnungen mit Nachweisen über Ausgleichszahlungen und laufende Forderungen. § 556 BGB regelt die Abrechnungspflicht und die Zwölf‑Monate‑Beanstandungsfrist; der Abrechnungsstatus muss klar sein. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html?utm_source=openai))

5) Kündigungen und Verfahren: Kopien aller Kündigungsschreiben, laufender Mahn‑ oder Räumungsverfahren sowie Protokolle der Verwaltung/WEG, in denen Sonderumlagen beschlossen sind.

6) Verwaltung und Vollmachten: Verwaltungsvertrag, Inkassovollmachten und Nachweise, wer Zugriff auf Mietakten und Schlüssel hat.

7) Mieterliste und Datenschutz: verlangen Sie eine Liste mit Wohnungsnummer, aktueller Miete und Mietbeginn; Adressdaten erhalten Sie oft nur mit Einwilligung der Mieter. Kann die Einwilligung nicht eingeholt werden, bestehen Sie auf notarieller Garantie des Verkäufers (Musterformulierung unten).

Warum diese Unterlagen wichtig sind (rechtliche Grundlagen)

Die Schriftform ist wichtig: Ein Mietvertrag mit Laufzeit über ein Jahr muss schriftlich sein, sonst gilt er als auf unbestimmte Zeit geschlossen — das ändert Kündigungsrechte und Renditerechnungen. Siehe § 550 BGB. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__550.html?utm_source=openai))

Kautionen sind gesetzlich begrenzt und unterliegen speziellen Regeln; Mieter haben Anspruch auf Zinsen und die Kaution ist getrennt zu verwahren. Fordern Sie die Kontoauszüge, die die korrekte Handhabung belegen. Siehe § 551 BGB. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__551.html?utm_source=openai))

Die Pflicht des Vermieters zur jährlichen Betriebskostenabrechnung und die Zwölf‑Monate‑Beanstandungsfrist können nicht ausgewiesene Nachforderungen zu einer zukünftigen Belastung des Käufers machen. Siehe § 556 BGB. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html?utm_source=openai))

Warnsignale, die die ausgewiesene Rendite zunichtemachen

Keine Original‑Unterschriftsseiten oder langfristige Verträge nur als E‑Mail‑PDF. Fehlt die Unterschrift, kann auslaufende Befristung entfallen und die Kündigungslage die Cash‑Flows ruinieren. (Siehe § 550 BGB.) ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__550.html?utm_source=openai))

Fehlende Kautionsbelege oder Kautionen, die auf dem Betriebs‑/Verkäuferkonto statt auf separaten Kautionskonten liegen — das schafft sofortigen Liquiditäts‑ und Haftungsrisiko nach § 551. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__551.html?utm_source=openai))

Große offene Betriebskosten‑Defizite, fehlende Abrechnungen oder kürzlich beschlossene Sonderumlagen in WEG‑Protokollen. Überzahlungen können zurückgefordert werden; nicht offen gelegte Posten belasten den Käufer. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html?utm_source=openai))

Laufende Räumungsklagen, konstante Mietrückstände in Kontoauszügen oder ein hoher Anteil an Kurzzeitvermietungen ohne Genehmigung — all das erhöht das Betriebsrisiko erheblich.

Praktische Schutzschritte und notarielle Instrumente

1) Bestehen Sie auf beglaubigten Kopien der Originale und darauf, dass der Verkäufer die entsprechenden Kontoauszüge vorlegt, die mit der Mieten‑ und Kautionsbuchhaltung übereinstimmen. Akzeptieren Sie nicht nur einen Ausdruck der Hausverwaltung.

2) Teilen Sie einen Teil des Kaufpreises in ein Notaranderkonto oder einen Treuhandposten zur Absicherung gegen unerkannte Mietforderungen — Notare führen Anderkonten nach dem Beurkundungsgesetz und den Ausführungsregeln; legen Sie eine schriftliche Verwahrungsanweisung in die Urkunde. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__58.html?utm_source=openai))

3) Nehmen Sie notariell beurkundete Verkäufergewährleistungen auf, die genau die verlangten Unterlagen bestätigen (Muster weiter unten). Die Auszahlung von Treuhandmitteln kann an die Erfüllung dieser Zusicherungen geknüpft werden.

Muster‑Notargewährleistungen (zur Rücksprache mit Notar/Rechtsanwalt)

Nachfolgend kurze, verhandelbare Musterformulierungen. Sie dienen nur als Beispiel — lassen Sie die endgültige Fassung von einem deutschen Notar oder Rechtsanwalt erstellen.

1) Gewährleistung zur Vertragstreue: „Der Verkäufer versichert, dass echte Kopien aller Mietverträge zum Objekt in Anlage A beigefügt sind; jede Kopie enthält eine Originalunterschrift oder eine rechtlich zulässige elektronische Signatur; es bestehen keine nicht offengelegten Nebenabreden.“ (Unterschriftsseiten beifügen.)

2) Kautionsgewährleistung: „Der Verkäufer versichert, dass für jeden in Anlage A genannten Mieter eine entsprechende Kaution auf einem mieter‑spezifischen Kautionskonto verwahrt wird und dass Kontoauszüge, die die Kautionszahlungen belegen, in Anlage B beigefügt sind. Die Kautionen wurden nicht mit Betriebsmitteln vermischt und gemäß § 551 BGB behandelt.“ ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__551.html?utm_source=openai))

3) Forderungsgewährleistung: „Der Verkäufer versichert, dass die in Anlage C beigefügte Mieterliste mit den in Anlage D vorgelegten Kontoauszügen übereinstimmt und in Anlage E offen ausgewiesene Mietrückstände älter 60 Tage gelistet sind.“

4) Treuhandfreigabebedingung: „€ [Betrag] des Kaufpreises verbleiben 12 Monate auf einem Notaranderkonto und werden nur nach schriftlicher Bestätigung des Notars freigegeben, dass keine unerkannte Mieterforderung über € [Schwellenwert] geltend gemacht wurde.“ Achten Sie darauf, dass die Anderkonto‑Anweisung in die Urkunde aufgenommen wird. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__58.html?utm_source=openai))

Diese Muster sind keine Rechtsberatung. Ein deutscher Notar muss die verbindliche Formulierung prüfen und steuer‑ und datenschutzrechtliche Folgen erläutern.

Nächste Schritte und wen Sie beauftragen sollten

1) Senden Sie vor Unterzeichnung eine formelle Anforderungsliste an den Verkäufer. Bestehen Sie darauf, dass der Notar die wichtigsten Belege im Original oder als beglaubigte Kopie erhält und dass diese zur Urkundensammlung gehören.

2) Beauftragen Sie einen deutschen Rechtsanwalt (Miet‑/Transaktionsrecht) zur Prüfung der Mietverträge und zur Formulierung der Gewährleistungen. Ein Steuerberater soll Risiken aus nachträglichen Betriebskostenforderungen und Kautionsbehandlungen bewerten.

3) Nutzen Sie für etwaige Rückbehalte das Notaranderkonto; Notare führen Anderkonten nach dem Beurkundungsgesetz und verbindlichen Verfahrensregeln. ([gesetze-im-internet.de](https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__58.html?utm_source=openai))